2010年11月28日

【Gmail活用術】Gmailをすっきり管理するシンプルな方法


Gmailは便利なんだけど、どうも煩雑なのが気になる。

Gmailは「検索機能が優れているため、そもそもきちんと
整理する必要がないメール」と、割り切ってはいたが、
でもあまりにも煩雑すぎて、何か気になっていた。

そんなある日、「アーカイブ」というボタンが目についた。

「これは何?」

「アーカイブ」は「きちんと保存しておく場所」と
勝手に定義していて無視していたが、妙に気になったので、
調べてみた。

結果、自分が想像していたものと、逆だった。

どちらかというと「ごみ箱」の方が近かったのだ。

(たぶん、gmailユーザはみんな知ってたるのでしょうが、
恥ずかしいことに私は今このタイミングで知ってしまった。)

以下エントリーに行きつく。
Gmail(旧) [アーカイブ] 読み終えたメールを受信トレイから消すには - できるネット+(できるネットプラス)

中身を抜き出して紹介。

[Hint1]「削除しないでアーカイブ」がGmailの基本
アーカイブは一般的に「書庫」と訳されますが、Gmailにおいては「用が済んだメールを保管すること」と考えてください。大容量と強力な検索機能を備えるGmailでは、「メールはとりあえずためておき、必要になったら検索して引き出す」というデータベース的な利用スタイルがもっとも適しています。とはいえ、必要がなくなったメールを[受信トレイ]にためておくと、メールを一覧するときの利便性が下がってしまいます。アーカイブは、そのようなときに[受信トレイ]をすっきりさせる手段と覚えておきましょう。

[Hint2]アーカイブしたメールに返信があったときは
メールをアーカイブすると[受信トレイ]から消えますが、そのメールに返信があった場合は自動的に[受信トレイ]に戻り、未読状態で表示されます。つまり、返信を見落とす心配はありません。やりとりが完結していないスレッドなど、現在進行中のメールは[受信トレイ]に残しておくとよいでしょう。

[Hint3]アーカイブしたメールはどこに保管される?
アーカイブしたメールは[すべてのメール]で一覧表示できます。ただ、[すべてのメール]には[迷惑メール]と[ゴミ箱]を除く「アカウント内のすべてのメール」が表示されるので、アーカイブしたメールだけを表示することはできません。そもそもアーカイブという操作は特別な場所へメールを移すことではなく、「メールから[受信トレイ]というラベルをはずすこと」とほぼ同義です。[送信済みメール]や[下書き]も、一種のラベルと考えられます。「あらゆるメールがラベルで管理されている」点が、Gmailの特徴です。

[Hint4]アーカイブしたメールを[受信トレイ]に戻すには
必要になったメールを読み返したい場合は、[受信トレイ]に戻しておいたほうが便利です。アーカイブしたメールを[受信トレイ]に戻すには、[すべてのメール]で必要なメールを選択してから、[受信トレイに移動]をクリックします。

うむ。なるほどと。

ちょっとやってみると、
見違えるようにGmailがすっきりした。

今までメールチェックする度に、
一度チェックしたメールも受信フォルダに残っているものは
つい目に入ってしまって、頭の中で処理が走っていたが、
「アーカイブ」を使えば、その部分がなくなりそう。

「アーカイブ」を適度に活用して、
これからGmailを少しすっきりさせてみることに決めた。



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posted by Lifehacker K at 19:46 | Comment(0) | TrackBack(0) | その他のライフハック はてなブックマーク - 【Gmail活用術】Gmailをすっきり管理するシンプルな方法 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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